Dans le cadre de l’ouverture du nouveau centre intégré en cancérologie de Québec (CIC), HOSPITALIS a développé, en collaboration avec le CHU de Québec, de nouvelles fonctionnalités d’ordonnances intégrées dans le logiciel Gustav permettant d’optimiser les trajectoires de soins pour les patients en chimiothérapie avec pour objectif de créer un environnement sans papier.
Cette réalisation s’est concrétisée par une approche itérative de codéveloppement agile avec l’équipe d’HOSPITALIS et une équipe multidisciplinaire de professionnels du CHU de Québec afin de bien répondre à l’ensemble des besoins de diverses parties prenantes impliquées. Ces itérations, nées de rencontres systématiques, ont permis de rendre un produit raffiné aux besoins du milieu.
Faciliter la trajectoire des traitements en chimiothérapie
Le projet était ambitieux, car il se devait d’implanter un logiciel multidisciplinaire et structurant de prescription électronique de chimiothérapie des traitements d’oncologie.
Les besoins majeurs étaient de:
La collaboration était au centre de ce projet, car tous les intervenants devaient pouvoir collaborer avec aisance malgré la différence de fonction. L’objectif était donc d’intégrer un logiciel sécuritaire et facile à utiliser afin d’harmoniser les trajectoires de soins pour les patients en chimiothérapie.
La collaboration au centre du développement
Les moyens à mettre en place afin de parvenir à un résultat efficace et simple à maîtriser pour tous les utilisateurs étaient exhaustifs. Une collaboration transversale entre tous les paliers de gestion était évidemment nécessaire.
En vue de favoriser un échange optimal entre les divers utilisateurs, un comité tactique composé d’intervenants multidisciplinaires a été créé. Le tout en étroite collaboration avec l’équipe d’HOSPITALIS tout au long du processus.
L’analyse des trajectoires de soins actuelles et de la chaîne idéale était en constante actualisation. Il était impératif d’implanter les améliorations par phases progressives tout en conservant une étroite communication afin d’adapter l’outil de gestion à son utilisateur.
De plus, les équipes étaient formées et accompagnées tout au long du processus. Le logiciel Gustav a permis aux différents types de professionnels d’avoir accès à leurs droits d’édition respectifs. Elle a aussi allégé la charge de travail grâce à la protocolisation des ordonnances et aux fonctionnalités de calculs automatiques des doses selon le poids et la taille.
Innovations pour les traitements en chimiothérapie
Les résultats de cette méthode collaborative sont frappants. L’importance de l’intégrité des informations a été constatée avec 87,6% des ordonnances ayant au moins un ajout ou une modification au niveau de celle-ci par un autre intervenant.
C’est aussi plus de 515 ordonnances configurées dans le logiciel Gustav pour soutenir les patients sous traitement de chimiothérapie. C’est 308 ordonnances de la clinique externe pour la chimiothérapie intraveineuse, 60 ordonnances pour les médicaments anticancéreux par voie orale et 147 ordonnances pour les médicaments sous protocole de recherche.
Le projet a aussi permis d’implanter progressivement des ordonnances préimprimées de chimiothérapie parentérale. La moyenne a grimpé à 177 prescriptions par semaine suivant les 15 premières semaines d’implantation. Ainsi, le logiciel Gustav permet d’économiser 8 étapes dans le processus de prescription comparativement à la trajectoire papier.
C’est une amélioration majeure qui a permis de répondre aux besoins de sécurité et d’efficience pour l’utilisation d’ordonnances de chimiothérapie. La traçabilité et la facilité d’utilisation sont aussi des facteurs déterminants afin de démontrer l’étendu du support qu’offre le logiciel Gustav. Il est important de noter qu’aucun autre logiciel ne permettait autant de flexibilité et d’efficacité.
D’autant plus, que le savoir-faire en matière de génie logiciel de l’équipe d’HOSPITALIS a permis de développer des fonctionnalités d’ordonnances génériques pouvant être entièrement configurées par des pilotes en fonction des besoins cliniques et ainsi desservir pleinement les besoins de d’autres spécialités.
Au-delà des attentes
Le projet s’est avéré particulièrement efficace. Il y a eu une économie importante de temps dans la transmission de documents entre les intervenants. L’accès restreint des sections selon les types d’intervenants et la traçabilité des changements sur chaque dossier ont aussi grandement amélioré la sécurité.
L’harmonisation des trajectoires afin que les différentes équipes puissent collaborer efficacement en fonction du type de document est majeure. Elle a permis de supprimer un total de 19 272 étapes en 15 semaines, ce qui représente un gain de temps important.
L’entièreté des équipes a pu adopter le projet en seulement neuf semaines. Malgré une attitude réfractaire dans les débuts, elles ont démontré une satisfaction importante suivant l’implantation du projet. C’est une innovation sans papier réussie qui démontre des impacts directs sur la sécurité et la qualité des soins aux patients ainsi que sur l'efficacité des équipes cliniques multidisciplinaires.
Une contribution soulignée
L’innovation qu’a apporté HOSPITALIS pour la gestion de la trajectoire en oncologie n’est pas passée inaperçue. Le projet sera exposé au congrès virtuel Ensemble, en réseau, pour vaincre le cancer édition 2021 le 18 et 25 novembre.
La pénurie de main d’œuvre étant un problème majeur dans les institutions de santé, il devient impératif d’optimiser les outils de gestion. L’évolution de Gustav ouvrira de nouvelles possibilités tout en ayant un impact direct sur le bien-être des patients.
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